Integritetspolicy

POLICY BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER 

Denna dag, 25 maj 2018, har följande policy (”Personuppgiftspolicyn”) upprättats för Grenholms Kylservice AB.

Syfte
Vi värnar om din integritet. Din integritet är viktig för oss och vi skyddar dina personuppgifter. Därför har vi upprättat den här policyn. Den utgår från gällande dataskyddslagstiftning och förklarar hur vi jobbar för att alla personuppgifter behandlas i enlighet med gällande dataskyddslagar.

Med personuppgift avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person. Syftet med den här policyn är att du ska få veta hur vi behandlar dina personuppgifter, vad vi använder dem till, vilka som får ta del av dem, under vilka förutsättningar, hur länge de lagras och vilka rättigheter du har.

Bakgrund
Vi behandlar dina personuppgifter främst för att uppfylla våra förpliktelser mot dig. Vi behandlar inte fler personuppgifter än vad som krävs för att uppfylla ändamålen med vår verksamhet.

Vi behöver också dina personuppgifter för att ge dig bra service exempelvis vad gäller support, uppföljning och information. Vi kan också behöva dina personuppgifter för att uppfylla lagar samt utföra kund- och marknadsanalyser.

Du har rätt att motsätta dig att vi behandlar personuppgifter. När vi samlar in personuppgifter om dig för första gången får du mer information om detta och hur du kan ta tillvara på dina rättigheter.

Riktlinjer
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vi behandlar personuppgifter när vi har laglig grund för behandling. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när de behövs för att fullgöra förpliktelser enligt avtal och/eller lag, om vi inte har fått ditt uttryckliga samtycke. Här följer exempel på personuppgifterna vi behandlar:

  • Namn
  • Personnummer (endast vid behov, tex ansökan om rot-avdrag).
  • Adress
  • E-postadress
  • Telefonnummer, faxnummer
  • Registreringsnummer på fordon (endast vid behov enligt köldmediekungörelsen)
  • Fastighetsbeteckning (endast vid behov, tex ansökan om rot-avdrag)
  • Titel/befattning
  • Foto (gäller endast anställda i vår organisation)
  • Användarnamn (gäller endast anställda i vår organisation)
  • Uppgifter som du registrerade självmant och frivilligt uppger och samtycker till.
  • Innehåll som du själv publicerar.

Känsliga personuppgifter
Känsliga personuppgifter är uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening , hälsa eller sexualliv

Vi eftersträvar alltid efter att använda de minst integritetskänsliga personuppgifterna.

Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
De flesta personuppgifter som vi behandlar grundar sig på ett avtalsförhållande och/eller krav i gällande lagstiftning. I de fall där det behövs försöker vi i möjligaste mån att inhämta ditt samtycke innan vi börjar behandla dina personuppgifter.

Du kan när som helst rätt återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte längre att behandla de personuppgifter som omfattas av ditt samtycke eller inhämta nya personuppgifter, under förutsättning att det inte krävs för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag.

Vi får också tillgång till dina personuppgifter på följande sätt:

  • Uppgifter som du tillhandahåller oss direkt
  • Uppgifter som registreras när du besöker vår hemsida
  • Uppgifter som vi får från offentliga register eller från kreditupplysningsföretag
  • Uppgifter som vi får när du anlitar oss
  • Uppgifter som vi får när du svarar på enkäter och undersökningar
  • Uppgifter som vi får när du kontaktar oss, söker anställning hos oss, besöker oss eller på annat sätt tar kontakt med oss.

Vad använder vi personuppgifter till?
Vi kommer att behandla de personuppgifter vi samlar in för följande ändamål;

  1. För att vi ska kunna kommunicera med dig.
  2. Tillhandahålla våra produkter och tjänster och för att säkerställa funktionaliteten i dessa.
  3. Administrera ditt kund.nr och användning av våra system, produkter och tjänster, samt kommunicera med dig, exempelvis via email och på annat sätt.
  4. Vid kontakt med myndigheter om detta krävs för att fullfölja våra tjänster (uppfylla en rättslig förpliktelse).
  5. Marknadsföra eller informera dig om våra funktioner, produkter och tjänster.
  6. Enligt i övrigt som anges i personuppgiftspolicyn.

Vilken information ger vi till dig?
När vi samlar in dina personuppgifter för första gången kommer vi att informera dig om hur vi har fått tag i personuppgifterna, vad vi kommer att använda dem till, vilka rättigheter du har enligt dataskyddslagstiftningen och hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som avser dina personuppgifter.

Säkerhet
Vi utarbetar rutiner för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Utgångspunkten är att endast de personer inom vår organisation som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem.

Din integritet är mycket viktig för oss och vi kommer att behandla dina personuppgifter med högsta försiktighet och i enlighet med personuppgiftspolicyn samt gällande lagar och regler.

Våra säkerhetssystem (brandväggar, virusskyddsprogram, lösenord, behörighetsnivåer, mm)  inom IT-området håller en bra nivå och skyddar i mycket hög grad mot intrång, förstöring samt andra situationer som kan medföra risker för din integritet.

Det innebär dock alltid en risk att lämna ut personuppgifter via digitala kanaler då det inte helt går att skydda tekniksystem från intrång.

När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Utan ditt tillstånd kommer vi inte att lämna ut dina personuppgifter till tredje part på annat sätt än vad som följer av personuppgiftspolicyn.

Vi kommer inte att dela de personuppgifter du tillhandahåller till oss med tredje part annat än när det är specifikt avtalat mellan oss och du, när det är nödvändigt för att tillvarata dina rättigheter, om det följer av lagstadgad skyldighet, myndighetsbeslut, domstolsbeslut eller om vi anlitar oberoende leverantörer för tjänster i samband till våra datasystem garantiåtaganden, produkter och tjänster.

Våra leverantörer kan hantera personuppgifter och behöver ibland begränsad tillgång till personuppgifter som är insamlade via våra datasystem. Vi kommer alltid att sträva efter att begränsa sådan tillgång till personuppgifter och endast dela information som anses skälig för att leverantörerna ska kunna tillhandahålla sina tjänster. Vi kommer även kräva av dessa leverantörer att de skyddar dina personuppgifter i enlighet med personuppgiftspolicyn och inte använder eller avslöjar dina personuppgifter i något annat syfte än vad som är avtalat

Lagring och radering av personuppgifter
Dina personuppgifter kommer inte att bevaras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen och vi kommer i övrigt att radera personuppgifter på sätt som följer av tillämplig lagstiftning. Vissa personuppgifter är vi enligt svensk lag skyldiga att spara för en längre tid för.

Rätt att begära information
Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år begära information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig och få eventuellt felaktiga uppgifter rättade. Vill du veta om vi behandlar personuppgifter om dig kan du skicka en skriftlig och undertecknad begäran till oss.

Länkar
I vår hemsida kan det förekomma länkar till andra webbplatser som tillhandahålls av andra bolag. Personuppgiftspolicyn gäller inte för dessa webbplatser. Du bör därför ta del av sådan webbplats personuppgiftspolicy innan du lämnar ut personuppgifter.

Cookies
Vi kan komma att samla in information med hjälp av teknologi såsom cookies, beacons, eller webbläsare. I personuppgiftspolicyn använder vi termen ”Cookies” för all teknik, inklusive data och textstycken, som vi lagrar i din webbläsare eller enhet. En Cookie är en liten textfil som lagras på din dator, telefon eller annan enhet när du besöker en webbplats. Cookies kan till exempel hjälpa oss att känna igen dig nästa gång som du besöker vår webbplats, men också möjliggöra för oss att erbjuda en säkrare och mer driftsäker tjänst. De flesta webbläsare låter dig välja hur Cookies ska hanteras. Du kan då ställa in webbläsaren att vägra ta emot Cookies, eller att ta bort vissa Cookies.

Ansvar
Grenholms Kylservice AB är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att vi är ansvariga för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara.

Personuppgiftsincident
Vid en säkerhetsincident som rör Personuppgifter, till exempel ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av personuppgifter, måste vi dokumentera incidenten och anmäla den till Datainspektionen inom 72 timmar. Vi kan också behöva informera dig, till exempel om det finns risk för id-stöld eller bedrägeri.

Ändringar i personuppgiftspolicyn
Skulle vi komma att behöva ändra i Personuppgiftspolicyn kommer vi att avisera det till dig samt informera om innehållet för de nya villkoren.

Ogiltig bestämmelse
Skulle behörig domstol finna någon bestämmelse i personuppgiftspolicyn ogiltig, ska detta endast leda till en skälig jämkning av bestämmelsen i fråga. Övriga bestämmelser kommer fortsatt förbli i full kraft och effekt.

Tillämplig lag
Personuppgiftspolicyn ska styras av och tolkas i enlighet med svensk lag.

Tvist eller krav som uppstår rörande eller i samband med personuppgiftspolicyn, eller vid brott, uppsägning eller ogiltighet av dessa villkor ska slutligen avgöras av svensk domstol, med Umeå tingsrätt som första instans, om inte annat följer av tvingande lag.

Tillsynsmyndighet
För mer information kring gällande lagstiftning och behandlingen av personuppgifter, vänligen besök https://www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/. Frågor rörande behandling av personuppgifter mm. kan även ställas direkt till Datainspektionen på datainspektionen@datainspektionen.se eller 08-657 61 00.